EMP501 is 'n rekonsiliasie wat Suid-Afrikaanse werkgewers twee keer per jaar indien. Dit vergelyk die totale LBS, WVF en VOH wat op die twaalf maandelikse EMP201's verklaar is met die totale wat op die IRP5- en IT3(a)-werknemerssertifikate vir dieselfde tydperk weerspieël word. As alles pas, geen verdere aksie; as die EMP201-totale tekort skiet, betaal die werkgewer die tekort (plus boete en rente); as oortollig, betaal SARS terug.

Wanneer is die EMP501-sperdatums?

Twee per jaar. Die tussentydse rekonsiliasie dek Maart tot Augustus en is verskuldig teen 31 Oktober. Die jaarlikse rekonsiliasie dek die volle belastingjaar (Maart tot Februarie) en is verskuldig teen 31 Mei. Laat indiening dra 'n adminboete van 1% van totale LBS per maand, beperk tot 10%.

Wat is die verskil tussen IRP5 en IT3(a)?

Albei is belastingsertifikate wat die werkgewer aan elke werknemer by jaareinde uitreik. IRP5 word uitgereik waar LBS weerhou is; IT3(a) waar die werknemer vergoeding verdien het maar geen LBS weerhou is nie (bv. omdat hulle onder die belastingdrempel verdien het of 'n nie-uitvoerende direkteur was sonder LBS-aanspreeklikheid). Albei gaan in die EMP501-rekonsiliasie.

Wat gebeur as my EMP501 nie balanseer nie?

As die EMP201's minder LBS as die sertifikate-totaal toon, is jy SARS die verskil plus 'n 10%-boete en rente verskuldig. As die EMP201's meer as die sertifikate toon, reik SARS 'n terugbetaling uit. Die mees algemene oorsaak van wanpassings is veranderings direk op loonstaat-sertifikate (regstellings aan JTD-syfers) sonder ooreenstemmende EMP201-wysigings — los dit op voor indiening, nie daarna nie.

EMP501-rekonsiliasie · invoicebook.co.za

Die kort weergawe

Jy dien EMP201 elke maand in wat totale LBS, WVF en VOH wys wat vir daardie maand se loonstaat weerhou is. EMP501 is die rekonsiliasie wat die totale oor verskeie maande neem en hulle aan die individuele werknemers-sertifikate (IRP5 en IT3(a)) bind. As jou maandelikse EMP201's optel tot dieselfde totale as die per-werknemer-sertifikate, is jy klaar. Indien nie, vereffen jy die verskil (of eis 'n terugbetaling).

Die twee sperdatums

SARS vereis twee EMP501-indienings per belastingjaar:

Tussentydse EMP501 — dek Maart tot Augustus, verskuldig teen 31 Oktober. Dit is 'n ses-maande halfjaar-rekonsiliasie. Die sertifikate hier is konsep/tussentyds — hulle gaan nog nie aan werknemers nie.
Jaarlikse EMP501 — dek Maart tot Februarie (volle belastingjaar), verskuldig teen 31 Mei. Finale sertifikate (IRP5 / IT3(a)) word aan werknemers uitgereik, wat hulle gebruik om hul eie ITR12's in te dien.

Laat indiening van enige rekonsiliasie dra 'n adminboete van 1% van totale LBS vir elke maand laat, beperk tot 10%. Dus 'n R600 000 jaarlikse LBS-rekening drie maande laat ingedien kos R18 000 aan boete. SARS sal ook onderverklarings-boetes oplê as die laat indiening as gevolg van 'n opsetlike fout was.

Wat op die vorm is

EMP501 word deur jou loonstaat-sagteware gegenereer (Sage, SimplePay, PaySpace, Payroll Plus, ens.) en via SARS se e@syFile of, in sommige gevalle, deur eFiling ingedien. Dit dek:

Totale maandelikse LBS, WVF en VOH verklaar op EMP201 vir die tydperk
Totale LBS, WVF en VOH vertoon op individuele IRP5/IT3(a)-sertifikate
Die verskil — en enige verduideliking indien daar een is
Kruis-kontroles tussen IT-totale (inkomstetipes) en die entiteit se eie boeke

IRP5 teenoor IT3(a)

Albei is belastingsertifikate wat die werkgewer aan die werknemer uitreik. Verskil:

IRP5 — uitgereik waar LBS gedurende die jaar weerhou is. Standaard vir gewone werknemers op loonstaat.
IT3(a) — uitgereik waar vergoeding betaal is maar geen LBS weerhou is nie. Algemeen vir: werknemers wat onder die belastingdrempel verdien (~R99 000 per jaar vir onder-65's), nie-uitvoerende direkteure wat hul eie voorlopige belasting hanteer, en sekere ekspatriaat-reëlings.

SARS behandel hulle identies vir rekonsiliasie; die onderskeid is net of belasting by die bron weerhou is.

Wanneer die syfers nie pas nie

Algemene oorsake van wanpassings en hoe om hulle te hanteer:

Middel-jaar-regstellings slegs op sertifikate gedoen. As jy 'n werknemer se JTD-LBS in loonstaat regstel sonder ooreenstemmende EMP201-aanpassings, divergeer die sertifikate en EMP201's. Los op: wysig die relevante historiese EMP201's deur SARS om met die regstellende sertifikate ooreen te stem, dien dan EMP501 in.
Laat aanstellings of beëindigings nie in EMP201 vasgelê nie. 'n Werknemer wat in Oktober begin het wie se eerste maand se LBS nie in die Oktober-EMP201 ingesluit is nie — los EMP201 eers op, rekonsilieer dan.
Bonus of 13de tjek verkeerd gekodeer. Bonus ingesluit in IRP5-bronkode maar nie by EMP201-LBS gevoeg nie. Pas EMP201 aan, dien weer in.
Werklike oor-weerhouding (bv. voorlopige bonus aan werknemer terugbetaal). Rekonsilieer en SARS betaal die oortollige terug.

Moenie probeer om die EMP501 te knoei om te balanseer nie — SARS rekonsilieer outomaties teen die EMP201's op lêer, en die diskrepansie sal outomaties gemerk word.

Die IT3(d)-byvoeging (sedert Maart 2023)

Werkgewers wat kwalifiserende skenkings ontvang het of wat 18A-goedkeuring hou, dien ook IT3(d)-verklarings saam met EMP501 in — dit voorsien SARS se vooraf-invul van skenkings op individuele ITR12's. Vir die meeste werkgewers is dit nie van toepassing nie (slegs 18A-goedgekeurde OWO's moet IT3(d) indien vir skenkings wat hulle ontvang het).

Kernpunt

As jy moderne loonstaat-sagteware gebruik (Sage 300, SimplePay, PaySpace, Payroll Plus, Karbon HR, ens.), is EMP501 grootliks geoutomatiseer. Die werk is: hou jou maandelikse EMP201's korrek, moenie middel-jaar-sertifikaat-regstellings sonder ooreenstemmende EMP201-wysigings doen nie, en dien betyds in. Boetes is 1% per maand — klein vir 'n besigheid met lae LBS, pynlik vir 'n 100-persoon-bedryf. Skeduleer albei sperdatums: 31 Oktober en 31 Mei.